Ośrodki szkolenia, przewoźnicy, zarządcy infrastruktury, podmioty wydające prawa kierowania oraz ośrodki medycyny pracy do 3 stycznia 2023 r. powinny przekazać wszystkie niezbędne dane do Krajowego Rejestru Maszynistów i Prowadzących Pojazdy Kolejowe. Forma przekazania danych została określona w Komunikacie Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego z 24 czerwca 2022 r.
Rozporządzenie wprowadza kategorię tzw. „podmiotu obowiązanego”, na którym będzie spoczywał obowiązek przekazywania danych do KREMiPPK. Zostały one wymienione w art. 25x ust. 3 ustawy o transporcie kolejowym:
- ośrodki szkolenia maszynistów i kandydatów na maszynistów,
- przewoźnicy kolejowi i zarządcy infrastruktury,
- podmioty uprawnione do wydania prawa kierowania pojazdem kolejowym,
- podmioty uprawnione do przeprowadzania badań lekarskich kandydatów na maszynistów, maszynistów lub prowadzących pojazdy kolejowe.
Wniosek o uprawnienia administratora
Bardzo istotne będzie wyznaczenie administratora przez każdy podmiot obowiązany, a następnie wystąpienie do Prezesa UTK o nadanie administratorowi danego podmiotu dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony będzie rejestr. Rolą administratora podmiotu będzie nadawanie lub cofanie uprawnień osobom w swojej organizacji (tzw. „upoważnionym pracownikom”) w zakresie sposobu przetwarzania danych w rejestrze.
Wzór wniosku o nadanie dostępu do KREMiPPK jest dostępny do pobrania na stronie UTK. Wniosek podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu zawartymi we wpisie do KRS będzie można wysłać do UTK elektronicznie za pomocą platformy ePUAP lub w tradycyjnej formie, po wydrukowaniu.
Dostęp do systemu będzie możliwy za pośrednictwem portalu maszynista.gov.pl, a logowanie odbywać się będzie za pomocą:
- profilu zaufanego (login.gov.pl),
- podpisu kwalifikowanego,
- e-dowodu.
Osoba z uprawnieniami administratora podmiotu, poza profilem prywatnym, uzyska również dostęp do profilu przedsiębiorstwa. Przełączenie na profil firmowy pozwoli administratorowi udzielać dostępu do rejestru kolejnym pracownikom organizacji w określonym przez siebie zakresie. Również oni będą logować się do systemu bez konieczności zakładania dodatkowych kont. W przypadku nadania uprawnień w danym podmiocie, po zalogowaniu na profil prywatny np. poprzez login.gov.pl, będzie można łatwo przełączyć się na profil służbowy.
Dokładne informacje na temat sposobu logowania i pracy z systemem będą sukcesywnie publikowane w formie pytań i odpowiedzi („Q&A”) na podstronie dotyczącej systemu (https://utk.gov.pl/pl/cemm/wiadomosci ).
Dane muszą być aktualne
Podmioty obowiązane musza dbać o aktualność i poprawność danych zawartych w rejestrze. Na odpowiednie zmiany w KREMiPPK będą maksymalnie 3 dni robocze od dnia zaistnienia zdarzenia powodującego obowiązek wprowadzenia danych lub ich aktualizacji. System będzie wyposażony w automatyczne reguły weryfikacyjne, za pomocą których będzie sprawdzana prawidłowość wprowadzanych danych.
Jak przekazywać dane
Formę przekazania danych określa Załącznik nr 1 do Komunikatu nr 2/2022 Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego z dnia 24 czerwca 2022 r. w sprawie sposobu oraz formy przekazania przez przewoźników kolejowych, zarządców infrastruktury oraz podmioty zatrudniające prowadzących pojazdy kolejowe danych o zatrudnionych u nich maszynistach lub prowadzących pojazdy kolejowe (Dz. Urz. UTK z 2022 r. poz. 12). Podmioty obowiązane będą mogły przekazać dane na dwa sposoby:
- zaimportowanie pliku z danymi w formacie, który określa załącznik do komunikatu;
- bezpośrednie wprowadzenie danych z wykorzystaniem interfejsu systemu teleinformatycznego.
Dostęp do swoich danych
Osoby, których dane będą zgromadzone w rejestrze, uzyskają do nich dostęp po zalogowaniu do systemu teleinformatycznego. Nie ma potrzeby samodzielnego zakładania konta: dostęp uzyska każdy użytkownik serwisu login.gov.pl oraz posiadacz podpisu kwalifikowanego. Konto będzie potrzebne m.in. w sytuacji, gdy maszynista, kandydat na maszynistę lub prowadzący pojazdy kolejowe będzie udostępniał swoje dane pracodawcy w celu realizacji umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.