Ośrodki szkolenia i egzaminowania maszynistów i kandydatów na maszynistów mają obowiązek informowania Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego o organizowanych szkoleniach i egzaminach na licencję i świadectwo maszynisty. Przypominamy jakie zasady obowiązują w tej kwestii. Zachęcamy do korzystania z systemu Kolejowe e-Bezpieczeństwo, który pomoże wypełnić formularze w taki sposób, by do UTK trafiła zgodna z przepisami, pełna informacja. Wprowadzenie jej do systemu sprawi, że przesłanie w tradycyjnej formie nie będzie już potrzebne.
Przepisy prawa przewidują przekazanie Prezesowi UTK:
- powiadomienia o planowanym szkoleniu na licencję maszynisty oraz egzaminach na licencję maszynisty i świadectwo maszynisty na 14 dni przed ich rozpoczęciem;
- kopii protokołów z egzaminu na licencję maszynisty oraz świadectwo maszynisty w ciągu 14 dni od ich sporządzenia.
W pierwszym przypadku powiadomienie powinna przekazać osoba upoważniona przez przedsiębiorcę prowadzącego dany ośrodek. Można ją wskazać zarówno we wniosku o wpis do rejestru ośrodków szkolenia i egzaminowania, jak i zgłosić w dowolnym czasie przesyłając do Prezesa UTK upoważnienie podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (zgodnie z treścią wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Wymóg ten nie dotyczy natomiast przekazywania kopii protokołów z przeprowadzonych egzaminów, które mogą przesyłać również inni pracownicy ośrodka.
Co powinny zawierać poszczególne dokumenty?
Przy zgłaszaniu egzaminu na świadectwo osoba upoważniona wskazuje przynajmniej:
W odróżnieniu od kursu na licencję maszynisty ośrodki nie muszą informować o planowanych szkoleniach na świadectwo maszynisty. Podanie nazw zarządców infrastruktury, na których odbędzie się część praktyczna egzaminu oraz wskazanie składu komisji egzaminacyjnej także nie jest konieczne.
- Zgłoszenie szkolenia na licencję maszynisty;
- Zgłoszenie egzaminu na licencję maszynisty;
- Kopia protokołu z egzaminu na licencję maszynisty;
- Zgłoszenie egzaminu na świadectwo maszynisty;
- Kopia protokołu z egzaminu na świadectwo maszynisty;
Aby wypełnić powyższy obowiązek informacyjny, wystarczy od tej pory skorzystać z systemu Kolejowe e-Bezpieczeństwo (KeB). Przy uzupełnianiu odpowiedniego formularza w module „Zgłoszenia dotyczące szkoleń i egzaminów” system wskaże, których danych brakuje oraz zasygnalizuje, gdy termin na przekazanie zgłoszenia już minął. Użycie tej formy komunikacji sprawi, że tradycyjna wysyłka nie będzie już potrzebna. W przypadku protokołów z egzaminów konieczne będzie załączenie skanów uprzednio wygenerowanych i wydrukowanych dokumentów. Muszą one zawierać podpisy członków komisji egzaminacyjnej. O zachowaniu terminu będzie decydowała data zatwierdzenia formularza w systemie.
Pozostając przy powiadamianiu w dotychczasowy sposób należy pamiętać, że akceptowana jest jedynie forma pisemna lub za pośrednictwem platformy ePUAP. Tylko kopie protokołów mogą być przesyłane pocztą elektroniczną w formie zeskanowanego dokumentu. O zachowaniu wymaganego 14-dniowego terminu decydować będzie data nadania oryginału w formie papierowej lub przesłania na skrzynkę ePUAP lub data nadania oryginału w formie papierowej. Dużym ułatwieniem w tym przypadku będzie założenie konta instytucjonalnego na platformie ePUAP.
Więcej na ten temat, można znaleźć na stronie UTK.
