By wprowadzić pojazd kolejowy do obrotu nie wystarczy złożyć wniosek. Przed jego przesłaniem należy określić jakie wymogi obowiązują w stosunku do konkretnego pojazdu. Proces ten powinien być udokumentowany i składając wniosek należy potwierdzić wcześniejszą weryfikację wymogów.
By ułatwić wnioskodawcom przeprowadzenia tego procesu, Prezes Urzędu Transportu Kolejowego opublikował poradnik, w którym objaśnione zostały najważniejsze założenia działań prowadzących do określenia obowiązujących wymogów.
Art. 13 ust. 1 rozporządzenia 545/2018 stanowi, że wnioskodawca, przed przedłożeniem wniosku o wprowadzenie pojazdu do obrotu, realizuje proces określenia obowiązujących wymogów. W ramach tego procesu wszystkie niezbędne wymogi dotyczące projektu pojazdu w całym jego cyklu życia muszą zostać:
- odpowiednio zidentyfikowane;
- przypisane do funkcji albo podsystemów bądź zawarte w warunkach użytkowania lub innych ograniczeniach; oraz
- wdrożone i zweryfikowane.
Proces określenia obowiązujących wymogów należy przeprowadzić w każdym przypadku. Przedłożenie dowodów potwierdzających weryfikację dotyczącą określenia obowiązujących wymogów, a także specyfikację oraz, w stosownych przypadkach, opis metodologii wymagane jest bezwzględnie w dokumentacji towarzyszącej wnioskowi o udzielenie pierwszego zezwolenia, nowego zezwolenia lub zezwolenia dla rozszerzonego obszaru użytkowania.