Od 2023 r. zmienił się tryb nadzoru Prezesa UTK nad funkcjonowaniem podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie (ECM) oraz podmiotów certyfikowanych w funkcji utrzymania. Wymagane przez przepisy europejskie coroczne kontrole inspektorów UTK przyjmą formę audytów. Ujednolici to podejście do certyfikowania i późniejszego nadzoru nad ECM oraz podmiotów certyfikowanych w funkcji utrzymania.
Od 1 stycznia 2023 r. Prezes UTK czynności nadzorcze polegające na wizytach na miejscu w tych podmiotach zrealizuje w formie audytu. Ujednolici to podejście do nadzoru ze sposobem wydawania certyfikatów. Podejście audytowe będzie również uproszczeniem w zakresie nadzoru.
Jak będzie wyglądał audyt
Czynności audytowe przeprowadzane są przez wyznaczany zespół oceniający, składający się z reguły z dwóch lub trzech audytorów pod przewodnictwem audytora wiodącego. Wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody traktowane są w sposób poufny.
Termin i miejsce audytu są ustalane z podmiotem w sposób dogodny dla zainteresowanych i przekazywane do podmiotu wraz z planem audytu. Audyt obejmuje inspekcję w warsztacie utrzymaniowym. Szczegóły postępowania omawiane są na spotkaniu otwierającym w podmiocie.
W okresie poprzedzającym audyt zespół oceniający analizuje dokumentację systemu zarządzania bezpieczeństwem pod kątem spełnienia kryteriów, zawartych w załączniku II do rozporządzenia nr 2019/779, w szczególności w zakresie wprowadzonych od momentu wydania certyfikatu zmian. Na miejscu weryfikowana jest zgodność postępowania Audytowanego z tą dokumentacją oraz zapisy potwierdzające funkcjonowanie systemu. W trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu. Stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w raporcie z audytu.
Co w przypadku niezgodności
W przypadku wykrycia niezgodności w trakcie audytu, podmiot jest zobowiązany do przeanalizowania jej zakresu, określenia przyczyn jej powstania oraz opracowania planu, w którym określone zostaną działania niezbędne do usunięcia niezgodności wraz z terminami wykonania. Na sporządzenie planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności audytowany ma dwa tygodnie. Dowody na usunięcie niezgodności należy przedłożyć w terminie wskazanym w planie działań naprawczych, jednak nie dłuższym niż 3 miesiące od zakończenia audytu. Są one następnie weryfikowane przez audytora wiodącego.
Niezależnie od prowadzonych działań poaudytowych, w odniesieniu do podmiotów, dla których w raporcie z audytu odnotowano niezgodności krytyczne stanowiące ryzyko związane z bezpieczeństwem eksploatacji pojazdów, może zostać wszczęte postępowanie administracyjne:
- terminowe, polegające na nadzorze nad realizacją planu działań naprawczych podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie lub posiadającego certyfikat w zakresie funkcji utrzymania,
- ograniczające zakres certyfikacji podmiotu,
- w zależności od stopnia niezgodności – zawieszające lub cofające uprawnienie.
Postępowanie takie może zostać również wszczęte w przypadku uchylania się podmiotu od złożenia lub złożenia nieadekwatnego do stwierdzonych niezgodności planu działań naprawczych.
Wyniki audytów weryfikacyjnych oraz postępowań związanych z usuwaniem stwierdzonych niezgodności przeprowadzanych w okresie trwania ważności certyfikatu są brane przez Prezesa UTK pod uwagę przy przedłużaniu uprawnienia na kolejny okres.
Jakie obowiązki ma audytowany
Do obowiązków podmiotów w procesie audytu weryfikacyjnego należy:
- wspólne z audytorem wiodącym ustalenie terminu i miejsca audytu,
- przekazanie przed rozpoczęciem audytu żądanej przez audytora wiodącego dokumentacji,
- w trakcie audytu udzielanie wywiadów i wyjaśnień oraz udostępnianie wymaganej przez audytorów dokumentacji,
- zapoznanie się z raportem z audytu i stwierdzonymi niezgodnościami,
- terminowe sporządzenie i realizacja planu działań naprawczych,
- przedłożenie dowodów na usunięcie wszystkich stwierdzonych niezgodności.