Orlen KolTrans posiada prawie 600 własnych wagonów oraz prowadzi serwis składów należących do innych właścicieli przewożących produkty spółek GK ORLEN. Od 2015 r. taka działalność była prowadzona w spółce na podstawie uzyskanego certyfikatu dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie (ECM).
Wydany przez ERC Austria certyfikat potwierdzał wprowadzenie Systemu Zarządzania Utrzymaniem zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe. Ważność certyfikatu upływała w czerwcu 2020 r. Przeprowadzenie recertyfikacji w czasie wystąpienia epidemii COVID-19 w całej Europie było utrudnione. Z tego względu terminy ważności już wydanych certyfikatów w Europie zostały przedłużone o 6 miesięcy. Dodatkową przeszkodą było wprowadzenie „IV Pakietu kolejowego” obejmującego nowe przepisy prawa obowiązujące przedsiębiorstwa kolejowe w Europie.
Recertyfikacja Systemu Zarządzania Utrzymaniem (MMS) rozpoczęła się w Orlen Koltrans dopiero w październiku 2020 r. i została przeprowadzona w pełnym reżimie sanitarnym przez zespół doświadczonych audytorów z jednostki certyfikującej ERC z Austrii. Przeprowadzenie audytu w tym trybie było wyzwaniem dla certyfikującego, jak również dla personelu audytowanego podmiotu. Z uwagi na wprowadzenie nowych przepisów prawa, zgodnych z wymaganiami rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011, konieczne było spełnienie przez Orlen KolTrans dodatkowych wymogów.
Na podstawie sporządzonego raportu, spółka otrzymała dodatkowy czas oraz zakres zagadnień do uzupełnienia. Zgodnie z wyznaczonym terminem wypełnione zostały niezbędne wymagania, dzięki czemu zapewniono, że wszystkie wagony są utrzymywane zgodnie z dotyczącymi ich systemami utrzymania oraz z obowiązującymi wymogami prawnymi, w tym z planami utrzymania oraz postanowieniami TSI (Technicznymi Specyfikacjami Interoperacyjności kolei).
Certyfikat ECM dla Orlen KolTrans jest drugim certyfikatem wystawionym dla przedsiębiorstwa polskiego zgodnie z nowym rozporządzeniem 2019/779 Komisji Europejskiej. Certyfikat ważny jest do 21 października 2025 r. i potwierdza posiadanie przez Koltrans wymaganej infrastruktury, wyposażenia oraz wykwalifikowanego personelu niezbędnego do naprawy wagonów wszystkich typów, na wszystkich poziomach utrzymania wszystkim właścicielom wagonów towarowych w Europie
